Il sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte nel processo. Un aspetto che va sottolineato è che non deve essere confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione. In un ambiente sempre più dinamico come quello odierno, le imprese si trovano, quindi ad operare in una situazione di grande complessità gestionale. Nel caso in cui si trovino a dover gestire quantità sempre maggiori di informazioni, quindi prendere decisioni velocemente richiede la possibilità di disporre di tutte le informazioni necessarie in tempi rapidi, il che è possibile solo se l'impresa è dotata di un sistema informativo in grado di rendere disponibili le informazioni in tempo reale.
Possiamo confrontare il sistema informativo aziendale ad un vero e proprio sistema nervoso dell'azienda stessa. Le tecnologie informatiche offrono oggi grandi potenzialità, consentono alle aziende di controllare, pianificare e gestire in modo integrato tutte le attività; consentono di elaborare velocemente una maggiore quantità di dati ed informazioni di quanto fosse possibile in passato. La parte del sistema informativo composta dai calcolatori, dalle reti informatiche, dalle procedure per la memorizzazione e la trasmissione elettronica delle informazioni prende il nome di sistema informatico. Infatti, i concetti fondamentali alla base di un sistema informativo sono dati, informazioni e processi, e non presuppongono l'utilizzo di tecnologie informatiche. Ciononostante, anche se l'esistenza del sistema informativo è indipendente dalla sua automazione e il relativo sistema informatico ricorre quasi sempre all'utilizzo di uno o più database per l'archiviazione e il reperimento delle informazioni e ad appositi moduli software per l'inserimento e la gestione.
Compiti dei sistemi informativi all’interno di un contesto aziendale
Tra le funzioni principali di un sistema informativo ricordiamo la raccolta dei dati; conservazione dei dati raccolti, archiviandoli; elaborazione dati, trasformandoli in informazioni e distribuzione dell’informazione agli organi aziendali utilizzatori. Per fare questo il sistema informativo si può avvalere di tecnologie informatiche: la parte del sistema informativo aziendale che se ne avvale prende in nome di sistema informatico. Oggi, con il diffondersi delle tecnologie informatiche, il sistema informatico finisce per rappresentare la quasi totalità del sistema informativo, ma, almeno a livello concettuale, il sistema informativo non implica di per sé l'uso dell'informatica.
Le informazioni fornite dal sistema informativo agli organi aziendali sono necessarie agli stessi per assumere le decisioni e sono caratterizzate dal contenuto (ossia la rilevanza per il destinatario e la correttezza intrinseca); il tempo nel quale sono rese disponibili; ed infine il luogo dove sono rese disponibili, oltre alla forma con la quale sono presentate.
OLTP
OLTP, acronimo di Online Transaction Processing, è un insieme di tecniche software utilizzate per l'analisi dei dati.
A differenza delle analisi con tecnologia OLAP (Online Analytical Processing), la tecnologia OLTP non prevede la creazione di banche dati separate, infatti le analisi vengono effettuate direttamente sui dati di esercizio. Questa soluzione permette di avere i dati sempre aggiornati ed evita fasi intermedie di trasformazione dei dati, tuttavia per la sua stessa natura non è facilmente applicabile in situazioni dove la quantità di dati da analizzare sia molto elevata ed in questi casi viene generalmente preferito l'utilizzo di analisi di tipo OLAP. L'esempio più comune di applicazioni OLTP è il servizio Bancomat per effettuare acquisti e prelievi (Automatic Teller Machine, ATM), ma anche la gestione delle prenotazioni dei mezzi di trasporto da più terminali, da eseguire in breve tempo nonostante le numerose richieste concorrenti. I sistemi OLTP generalmente forniscono anche dati al Data Warehouse, per calcoli statistici aziendali su un grande volume di dati.
ETL
ETL: Extract, Transform, Load è un'espressione in lingua inglese che si riferisce al processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati in un sistema di sintesi, un esempio viene offerto dal data warehouse, e data mart. I dati vengono estratti da sistemi sorgenti quali database transazionali (OLTP), comuni file di testo o da altri sistemi informatici (ad esempio, sistemi ERP o CRM). Pertanto subiscono quindi un processo di trasformazione, che consiste ad esempio nel: selezionare solo quelli che sono di interesse per il sistema,normalizzare i dati (per esempio eliminando i duplicati), tradurre dati codificati, derivare nuovi dati calcolati,eseguire accoppiamenti (join) tra dati recuperati da differenti tabelle e raggruppare i dati.
Tale trasformazione ha lo scopo di consolidare i dati cioè, rendere omogenei dati provenienti da sorgenti diverse e di fare in modo che siano più aderenti alla logica di business del sistema di analisi per cui viene sviluppato.
Vengono infine memorizzati nelle tabelle del sistema di sintesi (load).
Occorre prestare particolare attenzione alla granularità delle informazioni da memorizzare nella struttura a valle. Queste infatti, non solo devono essere aggregate in modo da non avere un dettaglio eccessivo (cosa che potrebbe portare ad un decadimento delle prestazioni delle interrogazioni effettuate sul sistema), ma devono anche mantenere una granularità che consenta di effettuare le necessarie analisi sui dati.
Che cos'è un Data Mart
Un Data mart è un raccoglitore di dati specializzato in un particolare soggetto. Un Data mart contiene un'immagine dei dati che permette di formulare strategie sulla base degli andamenti passati. Successivamente si colloca a valle di un Data warehouse più globale ed è alimentato a partire da esso, di cui costituisce, in pratica, un estratto. Spiegato in termini più tecnici, un Data mart è un sottoinsieme logico o fisico di un Data warehouse di maggiori dimensioni. La creazione del Data warehouse avviene in maniera generalizzata per poi venire incontro alle specifiche esigenze, mentre il Data mart viene generalmente creato per venire incontro ad un'esigenza specifica e già determinata. La necessità di creare un sistema separato per il Data mart rispetto al Data warehouse può riassumersi in diversi motivazioni: la necessità di utilizzare un diverso schema, migliorare le performance separando l'hardware dedicato, garantire una maggiore sicurezza, dovendo autorizzare l'accesso ad un insieme minore di dati. Un Data warehouse (termine inglese traducibile con magazzino di dati), è un archivio informatico contenente i dati di un'organizzazione. I DW sono progettati per consentire di produrre facilmente relazioni ed analisi. Sono considerati componenti essenziali di un sistema Data warehouse anche gli strumenti per localizzare i dati, per estrarli, trasformarli e caricarli, come pure gli strumenti per gestire un dizionario dei dati. Le definizioni di DW considerano solitamente questo contesto ampio. William H. Inmon, è stato il primo a parlare esplicitamente di data warehouse, definendolo come una raccolta di dati integrata, orientata al soggetto, variabile nel tempo e non volatile di supporto ai processi decisionali. L'integrazione dei dati costituisce la principale caratteristica distintiva del DW rispetto ad altri sistemi di supporto alle decisioni.
Data warehouse
Il data warehouse è un sistema OLAP.I sistemi OLAP sono sistemi orientati al soggetto, sono integrati, storici e permanenti. Non comprendono dati analitici e statici come i sistemi OLTP, inoltre i dati OLAP non sono adatti ad uso corrente, ma vengono usati per analisi. Un data warehouse è sempre diviso dal suo ambiente operativo. I dati del data warehouse non vengono mai cambiati,sono memorizzati all'inizio e messi a disposizione, e non sono aggiornati come nei sistemi OLTP. Prima di essere memorizzati nel data warehouse, i dati sono integrati seguendo diverse strategie. I principali approcci per sviluppare un ambiente di data warehouse sono due: il primo è basato sulla creazione di un data warehouse centrale, usando i dati dal sistema principale ed altre fonti. Questo data warehouse centrale può essere poi usato per creare e aggiornare data warehouse dipartimentali o data mart locali. Il secondo approccio è basato sulla creazione di data mart indipendenti, ognuno memorizzato direttamente dal sistema centrale e altre fonti dei dati. Il data warehouse è un sistema informativo dove i dati sono organizzati e strutturati per un facile accesso da parte dell'utente e per fornire supporto ai processi decisionali. I seguenti sistemi sono abilitati dal data warehouse:
DSS: Decisional Support System e EIS: Executive/Enterprise Information System.
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